Envoyer une quittance de loyer par e-mail
L'envoi par e-mail est possible. Il suppose l'accord exprès du locataire, puis un document que vous pouvez conserver. L'accord ne se déduit pas d'un autre échange.
Activer l'envoi avec consentementCe que dit la loi (accord exprès)
L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 permet de transmettre la quittance par voie dématérialisée lorsque le locataire a donné son accord exprès.
Sans cet accord, le bouton d'envoi n'a pas à être utilisé. Le PDF peut toujours être téléchargé et remis par un autre moyen.
Comment recueillir et conserver l'accord
L'accord peut figurer dans une clause du bail, dans un e-mail du locataire, ou dans une case que vous ne cochez qu'après l'avoir obtenu. Notez la date et le canal.
Un accord donné pour un autre sujet, ou l'adresse e-mail seule, ne suffit pas. Conservez la trace avec le dossier du bail.
PDF : format adapté
Le PDF fige les noms, la période et les montants au moment de l'émission. Il se télécharge, s'archive et se joint au message. Un fichier que l'on peut encore modifier se prête moins à cet historique.
Ce que fait QuittanceFlash
L'envoi n'est proposé que si l'accord est enregistré sur la fiche du locataire et si une adresse e-mail y figure. Sans accord, le bouton reste inactif et la raison est affichée.
Un envoi réussi est daté dans l'historique. Un échec y reste visible, avec l'erreur renvoyée par le service de messagerie. L'expéditeur prévu est quittances@quittanceflash.fr.
FAQ courte
Puis-je envoyer la quittance si le locataire reçoit déjà d'autres e-mails ?
Non. L'article 21 demande un accord exprès pour la transmission dématérialisée de la quittance. Un autre échange ne le remplace pas.
Le reçu suit-il la même règle dans l'outil ?
Oui. QuittanceFlash n'envoie ni la quittance ni le reçu par e-mail tant que l'accord n'est pas enregistré sur la fiche.